差旅费专项（收藏）#

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** 于对差旅费进行的 **
第X 根据《部管理制度》及领导安排，总经办组对母司的差旅费进行专项，过程中我们施了适当的、必要的程序，按照既定的，结合司际情况，总经办组于20XX年X月X日对20XX年X月X日-20XX年X月X日期间母司的差旅费销进行了，并对出差管理进行了延伸。 ** 一、目标及范围 ** 目标：对司出差管理、差旅费销批等流程及差旅费用销政策的执行情况做出客观评价，促进建立和健全部控制制度，并提出行的建议和改善措施. 容：集团母司出差申请流程，出差管理，差旅费销申请流程，差旅费发生的真性及合理性，销管理制度的执行情况等。 ** 二、程序 ** 此次对被部门于差旅费的销的相制度、流程的建立健全进行了检查，对部控制的执行有效性进行了解，对差旅费销的异常情况进行延伸，查看销批单[干货查阅]及对应的销原始凭证，汇总分析销数据，并联出差申请单，查看原始票据的日期及容是否与出差行程一致。通过询问、观察、检查、重新算等程序我们了必要的依据。 ** 三、发现 ** 1.存在OA账户给他人使用及使用领导账替他人销的情况 发现副总经理X将其OA账及密码给予其助理Y登录使用，使用范围包括替其填写出差申请单，费用销单（已于8月2日停止该行为）；并发现Y使用X总的账替他人销或使用替票销（销时未说明事替票）的行为，如2018年OA申请单为OA20181116054中交通费（打滴滴费用），未提供行程单，Y表述该费用是前礼品渠道长Z与X总2018年11月9日出差深圳产生的交通费，是Z交由其进行销，经该笔交通费，Z已做销（OA20181114021），所以该笔费用无证其真性，但表明存在Y滥用领导账替他人销的行为；如2018年OA申请单为OA20181217024、OA20181217039、OA20181116054中的交通费（打滴滴费用）际是百货业主任A在2018年7月22-7月23日与X总出差哈尔滨往返牡丹江的交通费合2045.48元，其中1392元是租用神舟专车及加油发票，经询问当事人得知，当时无哈尔滨直达牡丹江更为便捷的交通工具，租车是相对高效、低成本的途径，但销时费用会（当事人已离职）知该发票不得销，之后A将此发票交由Y代其销；（详见附件，:本推文略） 2存在较多非当天发生的费用发票或为替票，滴滴发票无附件，且销时未明际发生日期及容，部分费用无证其真性及合理性的情况，无证真性的费用金额合为3413.36元过程中发现存在较多费用发票滞后开具、较多替票，且销时未明际发生日期及费用；如Y①在东平吉之岛、京东商城购买的用品（无购买清单）费用列为业招待费，Y表示该费用是购买酒水、点心等招待客人使用；②如用替票代替购买招待水果的依据，但由于无来客到访登记表，无购买清单、无招待监管人员，无核此费用是否真合理；③如使用高速过路费发票销滴滴平台奖励的优惠券；④滴滴费发票未附行程单，销容未明际发生日期及起始地点；（详见附件:本推文略） 3.《费用管理制度》欠完善 《费用管理制度》规定：每日的市交通费不得超过50元/日，超过部分不予扣除的规定；但未明确该市交通费是按日算还是按城市算；未明确如多人一同出行市交通费的标准；在销过程中，存在销申请人使用替票申请销滴滴打车支付费用中使用平台奖励的优惠券；《费用管理制度》未明确销人使用平台奖励的优惠券或积分等奖励是否销； 4.费用销制度执行欠严谨 （1）差旅费销未提供际出行情况，与OA中出差申请单的填写要求不符，导致未能查证差旅费发生的真性及合理性；费用销申请单填写不规范，无一一对应费用产生的时点及事由； （2）部分市交通费超标准部分未予以扣除，自驾里数核不严谨 ①当每日市交通费超过50元时，销人按际发生全额进行销，与《费用管理制度》5.1.1.1（1）中的：每日的市交通费不得超过50元/日，超过部分不予扣除的规定不符； ②《费用管理制度》规定离开常驻地出差，以交车、地铁为优先首选交通工具，特殊情况需自驾，需在出差前提交自驾申请（列明路线、巡店路线），销时联自驾申请单及发前及回程后的里程表照片，按1元/里进行销，路桥费及停车费根据发票据销；但存在自驾出差的未写明详细路线，并且里程表的照片无证明是是否属于本次出差行成；际申请销里数与出差申请单显示的里数存在较大差距时未做说明或扣除； （3）交通费附件不完善，行程不清晰 部分差旅费销单中的交通费未写明对应的出行路线、出行日期，只提供一个汇总销金额，较难判断该交通费产生的真性及合理性，如是滴滴出行，只提供滴滴发票，未提供滴滴行程单，未能查证该交通费是否真合理；与《费用管理制度》“市交通采用销制，以交车、地铁等为主要交通工具，每日乘坐交通费（包括交、地铁、的士等费用）上限为50元，并需明路线明细”；特殊情况需要自驾，需在出差前提交自驾申请（列明出差、巡店路线）的规定不符； （4）业招待费核不严谨，存在部门团建费用列为业招待费（销金额10152.3元）及未经事前批的业招待的情况（销金额3462元） ①存在部门团建费用（部门聚餐费）列为业招待费销的情况，根据《费用管理制度》中“部门宴请部职员的费用不属于招待费范畴，原则上不予销”的规定不符，合销金额10152.3元； ②销人直接根据餐饮或其他招待发票（部分开票时间非招待日期，销时亦未明），如购买食品的发票进行销，而该招待事项事前未经批，销申请单也未详细明招待人员名称，招待事由及联系式；与《费用管理制度》5.3.6中的“部门负责人擅自做主发生的业招待费一律不予销，超标准接待事前未请示的不予销，未经备，部门长以下不允许发生业招待费”规定不符； （5）住宿费超标准部分未予以扣除，且未提供住宿清单 存在部分超标准住宿费全额销的情况，且销住宿费时未提供住宿清单，无住宿单价及住宿天数，较难查证住宿费的合理性及真性；与《费用销制度》及《出差管理制度》中“所有住宿费用凭正式发票销；采用参照标准销制，即标准凭住宿发票销，超出标准范围凭票按标准销，必须提供酒店打印的住宿清单”的规定不符。 （6）差旅费销时间滞后，且一次出差多次销 存在部分差旅费在出差结束超过一个月后销，或一次出差行程进行多次费用销，与《费用管理制度》5.1.1.4（4）中“差旅费需在出差结束后一周销，总部人员非超14天的出差，返回工作所在地后，在三个工作日作申。对于申不及时的，则根据延期时间作不同程度的打折处理”的规定不符；如OA单OA20180315047、OA20190529067的销联了5个出差申请单，时间跨度2、3个月； （7）误餐费核欠严谨，误餐费申请不符合标准，多支付541元如OA单20190513074，D某的销单申请的误餐费包含了4月27日、28日，在单20190515045中重复申请27日、28日误餐费；OA单20190708015，D某6月17日-29日的销中，际28日已经返回惠州，而29日在司无打卡记录，也无请假申请，同时申请了误餐费；OA单OA20190622007，际出差时间是下午，但申请了一天的误餐费；出差途中发生的业招待费，但误餐费未做相应的冲减； 5.《出差管理制度》有待完善，且《出差管理制度》执行不到位 （1）出差核欠严谨，出差行程安排欠规范 目前出差申请由申请人填写申请单后经上级领导及行政部批即通过，但存在部分出差申请单，核人未核其出差的合理性及出差单容的情况，如①2019年4月25日-28日的深圳礼品展（我司未参展），礼品渠道的业员自写出差申请单出差深圳，申请[:干货查阅]出差时间均是4月24日-4月29日，但整个行程未统一规划、出行、住宿，而是自行动，自自驾或坐大巴，自入住酒店（一人一间），与《出差管理制度》中“多人同往同一个地出差的，相同性别的每两人销一个房间的住宿费用，销费用在原销标准上增加50元，其他特殊情况做特批申请”的规定不符；②未对出差申请的合理性进行核，如礼品业部业员D某，在OA 申请单OA20190610033，写的出差原因是送物到仓库及工厂，出差时间写的是10:00-18:00（际出差时间是9:22-11:22），从司到仓库往返80里，申请出差时间极其不合理，且司每天都有仓库的车往返司寄仓库，以带货过去，不必亲自开车送过去；OA20190407008，写的出差原因是LOGO重新丝印；样寄给客户，出差时间写的是08:00-18:00（际出差时间是13:30-15:30），只是去工厂样，申请出差时间极其不合理； （2）出差申请填写不规范，未填写出差原因及具体出差地点 申请人未按《出差管理制度》填写出差申请单，未写出差原因，及具体的出差地点，如OA20190530080，出差原因写的是拜访客户，但未详细列明客户的具体名称，联系人及具体出差地址，出差事由；无查证其出差申请是否属；OA20190401073，出差原因只是写了个客户简称，无具体的出差地址，无出差事由，联系人等信息，无查证其出差申请是否属； （3）《出差管理制度》欠规范，自驾车的适用情形未做具体规定，未对出差申请人进行考勤管理规定，未对出差原因的填写进行规范； ①《出差管理制度》规定跨省市出差以大巴、火车为交通工具，《费用管理制度》规定离开常驻地出差，以交车、地铁为优先首选交通工具，特殊情况需自驾，需在出差前提交自驾申请（列明路线、巡店路线）；但际出差人员只要申请了自驾，均会核通过，核人员未考虑出差成本，如礼品业部4名业员4月24-29的申请出差回执，其中三人自自驾，一人乘坐大巴前往，乘坐大巴深圳往返惠州交通费只要162元，而自驾的往返，人均则需要390元，比乘坐大巴贵一倍；如礼品部D某，2019年1-6月的出差均是以个人自驾的式跨市出行，且出行的路线不明确，销时也未列明； ②司未对出差人员的考勤进行管理，未能查证其际出差是否与申请一致； ③《出差管理制度》规定：出差单需明确出差往返时间、日期、地点、出差乘坐的交通工具；但未对出差原因进行规范，大部分出差申请单未写明出差原因或联系人，无出差原因，则未能核其出差的合理性；如OA20190530080，出差原因，申请人只是写了个拜访客户，但际拜访哪个客户，无从得知； （4）变更出差行程未提前备 存在部分际出差的行程与申请时不一致的情况，且变更后的行程未重新申请，也未提前备；如OA20190705022，申请人D某于2019年7月出差申请单的行程是出差广州2天，预定目标是拜访礼品司，但际出差是一天是广州，另一天去深圳；临时改出差地点未申请，亦未说明出差深圳及变更行程的原因； （5）出差结束后无出差总结及考勤跟踪 目前出差人员出差结束后均未执行《出差管理制度》的规定：出差后相的出差、总结提交本部门长，亦未向行政部门备，以登记考勤记录，导致未能发现际出差与出差申请不符，缺勤的情况； 6.客户来访管理欠完善 目前我司无于客户来访的相管理要求，未要求来访人员在前台登记来访信息，未明确招待来访人员的费用标准，购买招待物品的品及要求等；只有一份《客户来访对接单》，但该表单未被使用；导致相接待部门按照自的需求随意购买招待用品，如随意购买酒水、进口水果等，而销的单据是在大商场或上平台购买的用品发票（发票时间与际招待日期不符或为替票），未提供购买清单；宴请来访客户未登记，从而未能证该招待费用的合理性及真性（详看附件）； 四、建议 1.对违反司《奖惩制度》相规定的人员与予以行政处分 （1）严格管控OA使用权限，使用人负有保管、保密责任，不得将个人账给与他们使用；由于由于账户给与他人使用造成的损失由用户所有人负责；因此对线下业部负责人余湧明由于未妥善使用OA账给司造成的损失按司《奖惩制度》给与行政处分； （2）对滥用领导OA账权限的人员Y按司《奖惩制度》给与行政处分； （3）制定并完善OA使用管理规定，明确部门职责及岗位使用权限；每个新员工入职时应对其培训《费用管理制度》、《出差管理制度》、《员工手册》等部管理，并签名已知悉； 2.向相人员追回或保留由于不符合销条件或销核不严谨导致多付的款项的权利； （1）向销责任人追回已销但不符合业招待费销标准的（部门部的餐费）费用金额5076.15元及多申误餐费210元，合金额5286.15元——X； （2）向际销申请人保留追回已销但无证明费用证性的费用金额3349.22元的权利——Y; （3）向多申误餐费及部分费用责任人追回费用金额331元——D。 3.完善《费用管理制度》 （1）明确市交通费销的适用情形：当日市交通费不得超过50元，按日算，不得按城市算； （2）明确所有的业招待费应写上招待事由，招待人数及联系式；（3）明确销人使用平台奖励的优惠券、积分或其他奖励是否给与额外补偿； （4）明确使用加油费销的使用情形及使用标准； 4.严格按照《费用管理制度》规定执行 （1）出差结算后应提交际出差情况给行政部备，并将行政部的备信息作为销的依据，否则不予销； （2）交通费销均应列明详细出行路线并对应销金额，滴滴打车均应附上行程单，自驾车出行要写明出行路线，如果际出差里数与申请时偏差较大应备上原因； （3）未经事前批的招待费不得销，部门的聚餐费不得销，非特殊费用，所有的招待费均应详细列明招待事由，招待人员（客户名称、人数）及其联系式，如开票时间非际发生日期，应备原因，如有需要，来客到访需购买的招待用品均应由行政部购买销，或招待部门自行购买经行政部门确认，否则不予销； （4）住宿费销需附上住宿清单，并列明入住日期，超标准的住宿费需提前申请，如未申请超标部分不得销； （5）误餐费根据出差人给行政的备表申请，出差时间不符申请标准的不得申请，出差期间产生业招待费的应对应扣减误餐费； （6）严格控制费用销时间，一次出差只能作一次销申请，不得重复销，超期销的，应按《费用管理制度》予以负激励处理； （7）销部门及人员应熟悉《费用管理制度》； （8）财部对一些常见的、不符合规范费用销情况进行整合，并定期对日常出差频繁的部门进行培训； 5.规范完善《出差管理制度》并严格执行 （1）严格按照出差申请单的容填写，明确出差行程，地点，出差事由及联系人；对不合理的出差申请 [ 干货 查阅] 应予以，同一出差目的的出行应统一规划； （2）规范出差交通工具的选择，明确自驾车的适用情形，评估其成本及效率性； （3）对出差人员进行考勤管理，结合将上线的CRM系统，完善考勤管理； （4）严格按照《出差管理制度》规定执行，出差结算后均应提供出差总结或出差，并与行政部备际出差情况； 6.规范完善《来访管理制度》并严格执行 （1）完善我司对外来人员的来访管理，所有的来访人员均须做来访登记，明确来访人员信息及拜访事由； （2）明确招待来访人员的招待标准，招待需求物品等，对招待物进行管理，招待部门不得随意购买招待物； ** 五、问题后续跟踪表（格式如下，容略） ** 相部门根据反馈的问题执行改进措施，在预时间完成并反馈跟进结果。由于本次仅针对司201X年1月1日-201X年6月30日期间母司的差旅费销、出差管理进行，所发现的问题并非存在问题之全部。被部门应针对所发现的情况，举一反三，自查自纠。

XXX司总经办组

二〇XX年X月X日 - END - \\ 往下看，干货满满

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